expertise bernhaege
expertise bernhaege

Mag een werkgever het e-mailverkeer van zijn werknemers controleren?

Mag een werkgever het e-mailverkeer van zijn werknemers controleren?

Vingers boven toetsenbord met e-mails op het scherm

Het is verleidelijk. Thuis werken en dus vanaf daar mailen voor kantoor. Vanaf kantoor snel een privé-mailtje sturen. En zo vervaagt de grens tussen privé en zakelijk. Is dat erg? Werkgevers controleren regelmatig het e-mailverkeer van hun werknemers. Dat is toegestaan, maar wel aan regels gebonden. De Privacywetgeving moet zorgen dat dit op zorgvuldige wijze gebeurt. Voor de werkgever is het echter ook van belang dit goed te doen. Onder de nieuwe AVG liggen forse boetes op de loer. Onder welke voorwaarden mag een werkgever e-mail controleren?

Schending privacy

Het Europese Hof van de Rechten voor de Mens deed er uitspraak over in een ontslagzaak van een Roemeense werknemer. Werknemers hebben, ook tijdens het werk, recht op privacy. Dit is een grondrecht en dient door de werkgever gerespecteerd en gewaarborgd te worden. In de Roemeense zaak was de werkgever streng. Hij verbood iedere vorm van privégebruik van door de werkgever beschikbaar gestelde communicatiemiddelen. De werknemer had op verzoek van zijn werkgever voor zakelijke doeleinden een Yahoo Messenger account gemaakt. Maar naast het zakelijk gebruik, gebruikte hij de account om met zijn broer en zijn verloofde te chatten. De werkgever ontsloeg de werknemer en confronteerde hem met 45 pagina’s aan privé-berichten via het medium.

Totaalverbod op privé e-mailgebruik

Hoe houdbaar is een totaalverbod van de werkgever op privé e-mailgebruik? Enerzijds hoort er respect te zijn voor de privacy van de werknemer. Maar ook dient er respect te zijn voor de werkgever om een eigen beleid op de werkvloer te bepalen. Mag een werkgever computers controleren? Soms is dat immers noodzakelijk om virussen te voorkomen of vertrouwelijke data te beschermen. Het EHRM geeft in haar uitspraak een richtlijn, waaruit blijkt dat een volledig verbod op privé-communicatie geen optie is. Mag een werkgever e-mail controleren? Dit is dus verbonden aan een aantal regels.

Moet een werkgever een controle aankondigen?

Jazeker. Dat is uitdrukkelijk bepaald in deze procedure. De werkgever moet vooraf kenbaar maken dat hij mogelijk het (privé)gebruik van elektronische communicatiemiddelen, zoals mail en internet, kan monitoren. En daarbij moet de werkgever ook aangeven wat voor soort controle hij uitvoert. Te denken valt aan controle van het internetverkeer, of zelfs controle van de inhoud van berichten; en of het gaat om controle gedurende een bepaalde periode of naar aanleiding van een incident. Ook moet de werkgever daarbij een rechtmatig belang hebben; wat is de reden voor de monitoring en wat is daarvan het doel? Ook is voorafgaande instemming door de Ondernemingsraad vereist. Werkgevers wordt geadviseerd een internetprotocol op te stellen, waarin een en ander duidelijk is vastgelegd.

Wat kan een werkgever met het verkregen bewijs doen?

In deze Roemeense zaak vond de werkgever een grote hoeveelheid privé-chatberichten. Die vormden reden voor ontslag van de werknemer. Nederlandse rechters zijn geneigd om bewijs dat is verkregen met een schending van de privacy van de werknemer, toch toe te laten als bewijsmateriaal – voor bijvoorbeeld een ontslag. De rechter lijkt daarmee meer waarde te hechten aan de vrijheid van de werkgever. Om de beknotting van de privacy te compenseren dient de werkgever aan de werknemer vaak wel een hogere vergoeding te voldoen.

Kortom

Uit de uitspraak volgen enkele belangrijke basisregels- en uitgangspunten voor werkgevers bij controleren op naleving van e-mailbeleid:

  • Monitoring e-mailverkeer en internetgebruik door werkgever is toegestaan.
  • Het recht op privacy geldt ook op het werk.
  • Een werkgever mag dit recht beperken, maar een volledig verbod op prive-communicatie gaat te ver.
  • Een werkgever moet gerechtvaardigde proportionele belangen en een aanleiding hebben voor de controle van het e-mailgebruik van de werknemer.
  • De werkgever moet tijdig aangeven dat, hoe, wanneer en waarom het e-mailverkeer van werknemers controleren zal plaatsvinden.
  • Een werkgever heeft instemming nodig van de ondernemingsraad.
  • De rechter laat bewijs dat is verkregen door privacy schending van de werknemer vaak toch toe.

Wij helpen u graag verder!

Roept het bovenstaande vragen bij u op of heeft u andere vragen? Neemt u gerust vrijblijvend contact op met ons door te mailen naar info@bernhaege.nl, of bel direct naar onze vestiging in Veghel 0413 – 35 22 11 of onze vestiging in Oss 0412-76 02 27. Onze gespecialiseerde advocaten op het gebied van het arbeidsrecht en privacyrecht staan u graag te woord.