Dossiers - voor een ontslag is het belangrijk om een dossier op te bouwen van het disfunctioneren - Bernhaege Advocaten

Dossieropbouw

Uit de rechtspraak kan worden afgeleid dat bij een ontslagaanvraag wegens disfunctioneren door de rechter en UWV met name belang gehecht wordt aan:

  • kan de werkgever aannemelijk maken dat de werknemer in onvoldoende mate voldoet aan de eisen die de werkgever in het kader van zijn functie aan hem/haar kan stellen?
  • zijn er schriftelijke stukken zoals (door de werknemer ondertekende) beoordelings- en functioneringsverslagen, brieven en emails
  • zit er een trend in het disfunctioneren en heeft de werknemer de gelegenheid gekregen zijn disfunctioneren te verbeteren?

Bij disfunctioneren kan het gaan om het niet nakomen van werkinstructies, het stelselmatig te laat komen, het onheus bejegenen van klanten, niet voldoen aan de functie-eisen of bepaalde commerciële doelstellingen niet halen. Als u als werkgever te maken krijgt met een disfunctionerende werknemer en u zou hem/haar willen ontslaan dan is goede dossieropbouw disfunctioneren van het grootste belang.

Op welke wijze pakt u dat praktisch aan?

Fase 1: reageer!
Omschrijf het ongewenste gedrag zo concreet mogelijk en geef aan wat er binnen welke termijn verbeterd moet worden (de termijn zal mede afhangen van hetgeen er verbeterd dient te worden), bied hulp aan om zaken te verbeteren (dus niet alleen signaleren, maar ook hulp aanbieden). Maak een verbeterplan.

Fase 2: evalueer!
Bekijk en bespreek of de afspraken zijn nagekomen, is het functioneren verbeterd, is het gewenst niveau bereikt; wordt er nog een termijn gegeven. Maak kenbaar, dat indien geen verbetering binnen de gestelde termijn optreed, dit eventueel kan leiden tot ontslag.

Fase 3:
Werkgever neemt een beslissing; of doorgaan met werknemer en verbetertraject afsluiten of arbeidsovereenkomst gaan beëindigen.

Let op valkuilen:
Geef tussentijds geen salarisverhogingen, en als u een functioneringsgesprek hebt gevoerd, geen dan geen voldoende als beoordeling. Houd rekening met het dossieropbouw disfunctioneren.

Algemene toelichting verbetertraject

Indien eerst een verbetertraject gaat worden gevolgd, is de kans heel groot, dat de c-factor ruim onder de 1 terechtkomt. Dan kan de rechter oordelen, dat u als werkgever er alles aan hebt gedaan om het functioneren te verbeteren. Het is dan in het voortraject van belang, dat wordt gesproken van een verbetertraject, waarbij evaluatiemomenten worden af-gesproken en door de werknemer ondertekende functionerings- en beoordelingsgespreksverslagen te zijner tijd kunnen worden overgelegd. Van de werkgever wordt verwacht, dat hij de werknemer hierbij begeleiding, ondersteuning, scholing en indien mogelijk eventueel een andere functie binnen het bedrijf aanbiedt.

Op enig moment dient ook aan de werknemer kenbaar te worden gemaakt, c.q. dient de werknemer te worden gewaarschuwd, dat indien het verbetertraject niet leidt tot verbeteren van het functioneren, de werknemer uit zijn functie zal worden ontheven, c.q. de werknemer wordt ontslagen.

Functiebeschrijving en functie-eisen

Als een werkgever aannemelijk moet maken dat een werknemer niet voldoet aan de redelijkerwijs gestelde of te stellen functie-eisen, zal allereerst duidelijk moeten zijn wat die eisen precies zijn. Hierbij is het belangrijk te beschikken over een eenduidige functiebeschrijving met de daarbij behorende functie-eisen. Te denken valt o.a. aan opleidingseisen, taakstelling, productie- en kwaliteitsnormen. De functie-eisen zullen bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst of bij een functiewijziging ook duidelijk aan de werknemer kenbaar moeten zijn gemaakt. Aan de hand van deze achtergrondinformatie kan worden onderzocht welke onderdelen van de functie ter discussie staan en welke niet. Overigens moet er een causaal verband bestaan tussen de functie-eisen waar de werknemer niet aan voldoet en de ongeschiktheid voor de functie. Immers, veel werknemers kunnen hun functie zeer goed uitoefenen zonder dat zij beschikken over de vereiste diploma’s of opleiding. De werknemer voldoet dan qua opleiding niet (volledig) aan de eisen, maar hij is klaarblijkelijk wel geschikt voor de functie. Anderzijds kan het gaan om eigenschappen/gedragskenmerken die liggen in de persoon van de werknemer (karakter, houding, gedrag).

Concretisering van disfunctioneren

Het disfunctioneren moet voldoende concreet zijn gemaakt. Daartoe kan de werkgever allerlei gegevens overleggen. Dit kan gaan om correspondentie uit het personeelsdossier, gespreksverslagen, een functiebeschrijving, de arbeidsovereenkomst, overzichten over loopbaanbegeleiding en -ontwikkeling, opleidingen, trainingen en evaluatiegesprekken, enzovoort. Van belang is verder sinds hoelang sprake is van disfunctioneren en of dit kan worden gestaafd met praktijkvoorbeelden. Indien de werkgever een systeem van periodieke beoordelingen kent, is het raadzaam hiervan rapporten (bij voorkeur van de laatste drie jaar) op te vragen. Ook verslagen van tussenliggende gesprekken of samenvattingen daarvan, zijn een belangrijke aanvulling.

Bij beantwoording van de vraag of de werkgever het disfunctioneren van de werknemer aannemelijk heeft gemaakt, kan ook de duur van de functie-uitoefening een rol spelen. Naarmate een werknemer langer een bepaalde functie vervult, zal ongeschiktheid voor de functie minder snel aannemelijk zijn. Zeker wanneer de werknemer al jaren naar tevredenheid heeft gefunctioneerd, althans nooit aanwijzingen heeft gekregen van het tegendeel.

Geen onverwachte ontslagaanvraag

De werknemer mag niet door de ontslagaanvraag wegens disfunctioneren worden ‘overvallen’. Belangrijk is dan ook dat de werkgever hierover eerst met de werknemer heeft gesproken, en getracht, al dan niet via aanbod van een alternatieve functie, het functioneren te verbeteren. Dat verplicht de werkgever voldoende contact te hebben met de werknemer om verbetering teweeg te brengen in zijn functioneren (eventueel ook door scholing aan te bieden). Dat con-tact moet gericht zijn op verbetering, en mag zich niet beperken tot het enkele “registreren” of “rapporteren” van het (gesteld) tekortschietende functioneren.