Aangetekend versturen

In Nederland geldt bij het versturen van post de zogenaamde ontvangsttheorie (artikel 3:37 lid 3 BW). Dat wil zeggen dat een verklaring in een verzonden document pas werking heeft op het moment dat deze door de geadresseerde in ontvangst is genomen. Omdat het tijdstip van ontvangst in sommige gevallen cruciaal is worden belangrijke documenten vaak per aangetekende post of koerier verzonden. Lees verder over aangetekend versturen post.

Dit is vanuit de redenering dat het dan gemakkelijker aan te tonen is dat de geadresseerde de betreffende brief/verklaring heeft ontvangen. Echter, een bewijs van verzending is niet altijd voldoende. Zodra immers betwist wordt dat de verklaring de geadresseerde heeft bereikt, ligt de bewijslast op de verzender.

Graag leggen wij u kort uit waarom een aangetekende verzending van documenten per post, maar ook de nieuwste digitale mogelijkheden zoals aangetekend mailen niet geheel waterdicht zijn. Daarnaast presenteren we een oplossing om te voorkomen dat het niet bereiken van een (belangrijke) brief/verklaring door een geadresseerde voor rekening en risico van de afzender komt.

De bewijslast op de verzender ligt hoog en aangetekend versturen is niet zonder risico’s voor de verzender. Volgens vaste rechtspraak blijkt dat als de verzender niet voldoende aannemelijk kan maken dat zijn aangetekende zending daadwerkelijk is aangekomen bij de geadresseerde – door middel van stickers, een afhaalbericht of digitale ontvangstbevestiging – een rechter zal oordelen dat de brief niet aangekomen is.

Dat een brief aangetekend is verstuurd en niet teruggekomen is, geldt als onvoldoende bewijs. Zeker wanneer het om belangrijke documenten en termijnen gaat, kan dit grote gevolgen voor u hebben. Het bewijsrisico kan alleen in uitzonderingssituaties voor rekening van de geadresseerde komen. Zo heeft de Hoge Raad in de zaak Centavos/Nieuwenhuis d.d. 14 juni 2013 (LJN-nummer: BZ4104) een belangrijke uitspraak gedaan over de vraag wanneer een schriftelijke mededeling daadwerkelijk is ontvangen.

Het betrof hier een geschil met een huurder en een bedrijvencomplex. Hierbij waren drie aangetekende aanmaningen de voorwaarde waren om het recht op terugkoop van onroerende zaken te laten vervallen. De betreffende aanmaningen waren aangetekend verzonden naar hetzelfde postadres waar ook de facturen naartoe werden gestuurd. De geadresseerde ontkende de laatste twee aanmaningen te hebben ontvangen. Nu betwist is dat de bewuste aanmaningen zijn ontvangen, ligt de bewijslast in eerste instantie op de verzender.

De Hoge Raad formuleert deze regel als volgt: “Indien de ontvangst van de verklaring wordt betwist, brengt een redelijke, op de behoeften van de praktijk afgestemde, uitleg mee dat de afzender in beginstel feiten en omstandigheden moet stellen en zo nodig te bewijzen waaruit volgt dat de verklaring door hem is verzonden naar een adres waarvan hij redelijkerwijs mocht aannemen dat de geadresseerde aldaar door hem kon worden bereikt, en dat de verklaring aldaar is aangekomen.” De bewijslast op de verzender ligt dus hoog.

De Hoge Raad maakt het iets makkelijker door aan te nemen dat het adres waarlangs steeds is gecorrespondeerd redelijkerwijs het adres is waarop geadresseerde kan worden bereikt. Het niet ontvangen van een aangetekend stuk is dan het risico van de ontvanger. Let wel: een aangetekende brief versturen betekent dan nog niet vanzelfsprekend dat het niet ophalen van de brief voor rekening en de verantwoordelijkheid van de geadresseerde komt. De afzender moet expliciet bewijs hebben dat de aangetekende brief daadwerkelijk aangeboden is.

Het niet ontvangen van een aangetekend stuk is dan het risico van de ontvanger.

Maar hoe zit dat nu met het versturen van (aangetekende) e-mailberichten? Qua bewijskracht geldt voor digitaal versturen hetzelfde principe als bij brievenbuspost: de verzender moet kunnen bewijzen dat zijn bericht de mailbox van geadresseerde heeft bereikt. En helaas, ook hier liggen meerdere risico’s op de loer. Een computer kan immers gehackt worden en typfouten zijn niet ondenkbaar. Een ontvangst- en leesbevestiging lijkt uitkomst te bieden. Men moet er dan wel alert op zijn dat niet alle documenten rechtsgeldig per e-mailbericht verstuurd mogen worden.

De wet zegt dat het sluiten van overeenkomsten vormvrij is. Een e-mailbericht is in die zin net zo’n geldig middel als een papieren brief. Maar er zijn bepaalde handelingen die volgens de wet ‘schriftelijk’ gedaan moeten worden. In artikel 156a Rechtsvordering is bepaald dat dit bij een elektronisch document het geval is. Voorwaarden hiervoor zijn dat het document niet bewerkbaar is, de identiteit van de partijen duidelijk is en er een elektronische handtekening aan gekoppeld is.

De nieuwste technologie maakt het mogelijk om aangetekende brieven per e-mail digitaal te verzenden. Zo’n aangetekende e-mail heeft volgens EU-verordening 910/2014 dezelfde rechtsgeldige werking als een aangetekende brief. EU-verordening 910/2014 gaat over elektronische identificatie en elektronische transacties. Dit lijkt een goede en goedkope oplossing, maar er bestaan over dit nieuwe fenomeen nog geen uitspraken van rechterlijke instanties. Het genoemde Centivos-arrest geeft geen uitsluitsel over digitaal verzenden.

Mag u er bijvoorbeeld vanuit gaan dat bij herhaalde correspondentie vanuit een bepaald e-mailadres dit ook redelijkerwijs het adres is waarop geadresseerde kan worden bereikt? Ook wordt er in overeenkomsten soms een bepaling opgenomen die aangeeft op welke manier een opzegging plaats dient te vinden. Het kan zijn dat in de overeenkomst los van het schriftelijkheidsvereiste uitgesloten is dat bepaalde verklaringen digitaal gedaan mogen worden. Aangetekend mailen is dus ook niet zonder risico’s voor de afzender.

Het blijkt dus dat een geadresseerde eenvoudig kan stellen dat hij een brief of e-mailbericht niet heeft ontvangen. Hiermee komt dan de bewijslast op de afzender te liggen. Daarom dient er bij belangrijke post voor gezorgd te worden dat achteraf bewezen kan worden dat het betreffende document wel (tijdig) door de geadresseerde ontvangen is. Het aangetekend e-mailen is een ontwikkeling om te volgen.

Wilt u voor extra zekerheid gaan, dan is het een oplossing om uw brief door een deurwaarder te laten bezorgen. Deze zal trachten de brief persoonlijk te overhandigen. Echter, is de ontvanger niet thuis, dan zal hij de aangetekende brief in de brievenbus achterlaten. De deurwaarder heeft niet per se een handtekening van de geadresseerde nodig. Zijn verklaring waaruit blijkt dat hij de brief heeft bezorgd is voldoende.

Deze verklaring zal hij vastleggen in een zogenaamd exploot, waarvan de afzender een afschrift ontvangt. Deze schriftelijke verklaring van de deurwaarder levert dwingendrechtelijk bewijs op dat de brief is bezorgd. Zo heeft u dus bewijs van ontvangst. Weliswaar is een dergelijke bezorging duurder, maar bij documenten waaraan belangrijke rechtsgevolgen zijn gekoppeld, is het zeker een overweging waard.

Heeft u een vraag over het rechtsgeldig versturen van belangrijke berichten of of u dit wel of niet digitaal moet doen? Voor deze en alle andere vragen kunt u contact met ons opnemen. Via e-mail kunt u ons bereiken op het volgende e-mailadres: info@bernhaege.nl.

Ook telefonisch helpen we u graag verder. Ons kantoor in Veghel bereikt u via +31 413 35 22 11 en onze vestiging in Oss via +31 412 76 02 27. Onze advocaat verbintenissenrecht staat u graag te woord.