Het kan een enorm gedoe zijn. De meeste ondernemers willen weliswaar hun zaken goed regelen, maar zien met algemene voorwaarden door de bomen het bos niet meer. Geldt dat ook voor u?

Wij geven u 5 praktische tips waarmee u voor eens en altijd die kleine lettertjes goed regelt als u een overeenkomst sluit met een andere ondernemer. Gaat u een overeenkomst aan met een consument? Dan gelden andere eisen, die we in ons volgende artikel behandelen.

Tip 1: Zorg voor goede algemene voorwaarden

Schrikt u ook vaak bij het lezen van algemene voorwaarden? Dat is begrijpelijk. Niet zelden ontnemen algemene voorwaarden u bijna alle rechten. U twijfelt daarom of u zelf wel algemene voorwaarden moet hanteren. U wilt uw (toekomstige) klant namelijk niet wegjagen met geniepige kleine lettertjes. Gelukkig hoeft dat niet. Algemene voorwaarden kunnen ook zó opgesteld worden, dat ze niet alleen uw juridische zaken regelen, maar ook bijdragen aan een bestendige klantrelatie. Het onderneemt heel prettig als u verschillende zaken vooraf goed regelt (zoals aansprakelijkheid, incassokosten, levertijden en betalingscondities). U kunt in alle openheid ondernemen en dat voorkomt onenigheid achteraf.

Tip 2: Vermeld toepasselijkheid algemene voorwaarden in de overeenkomst

Verwijs in de overeenkomst of de offerte naar uw algemene voorwaarden (‘Op deze overeenkomst/aanbieding zijn onze algemene voorwaarden van toepassing’). Met het opstellen van de algemene voorwaarden alleen bent u er nog niet. U moet ervoor zorgen dat de voorwaarden van toepassing worden verklaard op de overeenkomst met uw klant. Voldoende is als de toepasselijkheid is overeengekomen. Niet vereist is overigens dat de wederpartij de algemene voorwaarden daadwerkelijk leest. Vermeld dus duidelijk dat u algemene voorwaarden hanteert.

Tip 3: Overhandig de algemene voorwaarden aan de wederpartij

Overhandig de tekst van met de algemene voorwaarden aan uw wederpartij vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Druk de voorwaarden af op de achterkant van de offerte, voeg de voorwaarden toe aan uw aanbieding of stuur de voorwaarden mee met de (nog niet ondertekende!) overeenkomst. U bent te laat als u de voorwaarden meestuurt met een factuur of een opdrachtbevestiging. De overeenkomst is dan immers al gesloten. Overhandigt u de voorwaarden niet of niet op tijd? Dan kan de wederpartij de voorwaarden vernietigen en kunt u er geen beroep meer op doen. In situaties dat de overeenkomst via de electronische weg tot stand komt, volstaat het ter beschikking stellen van de algemene voorwaarden via de electronische weg voor of bij het sluiten van de overeenkomst op een dusdanige wijze dat uw wederpartij de voorwaarden kan opslaan en voor haar toegankelijk zijn.

Tip 4: Let op de zwarte/grijze lijst

Let erop dat de bedingen in uw algemene voorwaarden niet op de grijze en zwarte lijst staan. Uw algemene voorwaarden mogen niet onredelijk bezwarend zijn. Zijn ze dat wel, dan kan de wederpartij uw algemene voorwaarden vernietigen en kunt u er geen beroep meer op doen. Wat zijn nu precies onredelijk bezwarende bedingen? Voor overeenkomsten met consumenten bevat de wet een grijze en een zwarte lijst met ‘verboden’ bedingen. Deze lijsten gelden echter niet voor overeenkomsten tussen bedrijven. Toch zal het feit dat een beding op één van de lijsten staat, wel enige invloed kunnen hebben op de geldigheid van het beding. Dit wordt ook wel de reflexwerking van de grijze en zwarte lijst genoemd.

Tip 5: Let op bij grote ondernemers of branchevoorwaarden

Doet u zaken met een zogeheten ‘grote ondernemer’? Dit is een NV, BV of coöperatie die haar jaarrekeningen moeten deponeren of die minimaal 50 werknemers in dienst heeft. Of sluit u een overeenkomst met een branchegenoot die nagenoeg dezelfde voorwaarden als u hanteert? Zo ja, dan hoeft u de algemene voorwaarden niet ter hand te stellen (tip 3) en kan de wederpartij uw algemene voorwaarden niet vernietigen omdat deze een onredelijke bezwarend beding bevatten (tip 4).

Conclusie

Algemene voorwaarden hoeven niet veel gedoe te zijn. Als u ervoor zorgt dat u voorwaarden laat opstellen die hout snijden, dat u de voorwaarden aan de wederpartij overhandigt en dat u de grijze en de zwarte lijst in de gaten houdt, dan zit u helemaal goed! Wilt u meer informatie over toepasselijkheid algemene voorwaarden? Neem vrijblijvend contact met ons op en mail naar info@bernhaege.nl of bel direct 0413 – 35 22 11