Incassoprocedure opstarten - Buitengerechtelijke incassokosten - Bernhaege Advocaten

Op het moment dat u als ondernemer een factuur naar een klant verstuurt, gaat u ervan uit dat deze factuur op tijd zal worden voldaan. Helaas is dat niet altijd het geval. Soms moet u de nodige kosten en energie steken in het bellen en aanschrijven van de betreffende relatie om de openstaande vordering te kunnen incasseren.

Als pleister op de wond mag u naast de verschuldigde hoofdsom (het factuurbedrag) een bedrag in rekening brengen dat samenhangt met de werkzaamheden die u dient te verrichten om de vordering te incasseren. Dit worden de buitengerechtelijke incassokosten genoemd. Deze kosten mag u zelf in rekening brengen ook al wordt de vordering niet aan een incassobureau of advocaat uit handen gegeven.

Eerder hebben wij op onze website een artikel gepubliceerd over de Wet Incassokosten en de gevolgen die deze wet voor u kan hebben. In aanvulling daarop zullen in dit artikel enkele punten met betrekking tot het starten van een incassoprocedure voor u worden verduidelijkt. Ook vullen we deze aan mede naar aanleiding van een arrest van de Hoge Raad van 25 november 2016.

Omvang van de buitengerechtelijke incassokosten

Indien u als ondernemer zaken doet met een particulier dan is onderstaande staffel voor de berekening van de buitengerechtelijke incassokosten bindend. De incassokosten worden dan berekend als een vast percentage van de verschuldigde hoofdsom met een minimum van 40 euro.

Hoofdsom Incassokosten Minimum Maximum
Over de eerste € 2.500,- 15% € 40,00 € 375,-
Over de volgende € 2.500,- 10% € 625,-
Over de volgende € 5.000,- 5% € 875,-
Over de volgende € 190.000,- 1% € 2.775,-
Boven de € 200.000,- 0,5% € 6.775,-

Deze wijze van berekening betekent aan de ene kant voor u dat het er niet toe doet hoeveel kosten u daadwerkelijk heeft gemaakt om de incassohandelingen te verrichten. Aan de andere kant brengt het echter met zich mee dat u geen extra kosten zoals administratie- en dossierkosten in rekening mag brengen. Deze kosten vallen onder het bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten.

Bedrijven kunnen echter van deze staffel afwijken door onderling andere afspraken te maken over de hoogte van de verschuldigde incassokosten. Dit kan in een overeenkomst of in de algemene voorwaarden. Worden er geen afspraken gemaakt, dan gelden voor hen dezelfde regels als voor consumenten.

Gevolgen van een deelbetaling

Voldoet de schuldenaar slechts een deel van het verschuldigde bedrag binnen de betalingstermijn? Dan mogen over het nog resterende bedrag buitengerechtelijke incassokosten worden berekend. Dat deze niet over het volledige bedrag mogen worden berekend, vloeit voort uit het consument beschermende karakter van de wettelijke regeling.

Buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen

Indien de wederpartij een bedrijf is dat steeds niet betaald, zijn de buitengerechtelijke incassokosten direct verschuldigd nadat de wettelijke of onderling overeengekomen betalingstermijn is verstreken. Het versturen van een afzonderlijke aanmaning is daarvoor niet nodig. Bij een consument ligt dat anders. In dat geval dient namelijk een zogenaamde ‘14-dagenbrief’ te worden verzonden alvorens de buitengerechtelijke incassokosten in rekening kunnen worden gebracht.

In deze brief dient u de hoofdsom te vermelden en het bedrag dat aan buitengerechtelijke incassokosten is verschuldigd op het moment dat niet (op tijd) wordt betaald. De schuldenaar dient vervolgens 14 dagen de gelegenheid te hebben om de hoofdsom te betalen zonder dat hij daarover incassokosten verschuldigd is.

De aanvang van deze veertiendagentermijn en de mogelijke gevolgen die het niet op de juiste wijze opnemen van deze termijn met zich mee kunnen brengen, zorgde voor de nodige onduidelijkheid waaraan de Hoge Raad in een recent arrest een einde heeft gemaakt.

De veertiendagentermijn

Volgens de Hoge Raad dient de schuldenaar namelijk in ieder geval de volle 14 dagen de gelegenheid te hebben het verschuldigde bedrag te betalen zonder daarover incassokosten verschuldigd te zijn. Dit houdt in dat wanneer in de brief een betalingstermijn van veertien dagen is opgenomen, maar een te vroege dag van aanvang of einde is aangewezen of daarover voor de consument verwarrende informatie wordt gegeven, niet is voldaan aan de eisen die de wet in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek stelt.

De vermelding dat betaald moet worden “binnen veertien dagen na heden” of “binnen veertien dagen na verzending van deze brief” is dan ook in strijd met de eis dat de schuldenaar in ieder geval een betalingstermijn van veertien dagen gegeven dient te worden welke termijn de dag na ontvangst van de brief aanvangt. Wat volgens de Hoge Raad wel mag, is de formulering dat de incassokosten verschuldigd worden indien niet is betaald “binnen veertien dagen vanaf de dag nadat de brief bij u is bezorgd” of “binnen vijftien dagen nadat de brief bij u is bezorgd”. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat de eventuele bewijslast van het moment van ontvangst op u als schuldeiser rust.

In dat kader zou u er dan ook voor kunnen kiezen een iets langere termijn in de brief op te nemen. Zo kunt u voorkomen dat de aanmaning door een onjuiste formulering of door het niet kunnen bewijzen van ontvangst zonder gevolg blijft. Indien u niet voldoet aan de wettelijke eisen dan zal de schuldenaar geen incassokosten verschuldigd zijn.

Een termijn die bijvoorbeeld een dag te kort was, kan als gevolg daarvan ook niet worden gerepareerd door de schuldenaar nog een korte extra betalingstermijn te geven. De enige herstelmogelijkheid die u dan nog heeft is een 14-dagenbrief te versturen die wel aan de wettelijke eisen voldoet. Vervolgens kunt u dan door middel van een sommatiebrief aanspraak maken op de hoofdsom vermeerderd met de verschuldigde incassokosten (en eventuele rente).

Wat is de wettelijke rente en wanneer mag deze in rekening gebracht worden?

Wanneer een consument een vordering niet betaalt dan kan pas rente in rekening worden gebracht wanneer de consument in gebreke is gesteld. De wettelijke rente voor consumententransacties bedraagt per 1 januari 2015 2%.

Bij handelstransacties hoeft de debiteur niet eerst in gebreke te worden gesteld. Na de dag die als uiterste dag van betaling is overeengekomen mag de handelsrente direct in rekening worden gebracht. Per 1 januari 2017 bedraagt deze handelsrente 8%. Als geen betalingstermijn is overeengekomen, geldt een termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur voordat rente in rekening mag worden gebracht.

Incassoprocedure opstarten? Wij zijn u graag van dienst!

In dit artikel zijn u in aanvulling op het voorgaande artikel over de buitengerechtelijke incassokosten enkele handvatten gegeven om zelf de incassoprocedure jegens uw schuldenaar op te starten. Mocht de incassoprocedure echter om een bepaalde reden spaak lopen dan nemen wij de incasso graag van u over. Dan is een incassobureau inschakelen niet nodig. Bovendien kan in sommige gevallen een gerechtelijke procedure worden voorkomen doordat wij de schuldenaar eerst nog kunnen sommeren.

Daarnaast kunt u bij ons terecht met vragen over onder andere de hoogte van de verschuldigde incassokosten, het aanspraak maken op de vergoeding van deze kosten of het eventueel voeren van verweer indien dergelijke kosten bij u in rekening zijn gebracht. Wij helpen u met welke stappen er ondernomen moeten worden. Neemt u gerust vrijblijvend contact met ons op door te mailen naar info@bernhaege.nl. Ook kunt u ons op beide vestigingen telefonisch bereiken. Voor kantoor Veghel belt u naar t. 0413 – 35 22 11 en voor kantoor Oss belt u naar t. t. 0412 – 76 02 27.