Debiteurenbeleid

Het aantal faillissementen in Nederland is in 2025 licht gedaald ten opzichte van 2024. Tot en met november 2025 lag het aantal faillissementen ongeveer 15 procent lager dan in dezelfde periode een jaar eerder. In absolute cijfers gaat het om circa 3.663 bedrijven die hun activiteiten moesten staken. Deze daling volgt op een duidelijke stijging in de jaren daarvoor. Belangrijke oorzaken zijn een stabiliserende inflatie en een versoepeling van het rentebeleid. Maar welke rol speelt het debiteurenbeleid bij het ontstaan of juist voorkomen van faillissementen? Lees verder of neem direct contact op met onze incasso advocaat.

Gelet op deze cijfers is het verstandig om als goed voornemen voor het komende jaar en ook de jaren daarna het debiteurenbeleid van uw onderneming aan te scherpen. Wanbetaling is ook een belangrijke oorzaak voor het grote aantal faillissementen. Het laatste wat u wilt is dat het probleem van een derde het probleem van uw onderneming wordt.

Een belangrijke oorzaak van een faillissement kan zijn dat klanten niet op tijd of zelfs helemaal niet betalen waardoor u vervolgens uw eigen leveranciers niet kunt voldoen. Jaarlijks komen veel ondernemers op die manier in de financiële problemen. Ook te lange betalingstermijnen kunnen hierbij voor problemen zorgen.

Zeker in economisch mindere tijden is optimale beschikbaarheid van liquide middelen zeer belangrijk. Veel bedrijven laten hun debiteurensaldo’s echter uit de hand lopen om de relatie met de klant niet op het spel te zetten. Daarnaast worden schijnbaar oninbare vorderingen door bedrijven te snel afgeschreven. Echter, hoe meer vorderingen er open staan, des te kwetsbaarder de financiële positie van uw onderneming wordt.

Wat is een debiteurenbeleid en waarom is het cruciaal?

Onder een debiteurenbeleid verstaan we het geheel aan afspraken, procedures en acties die een organisatie hanteert om ervoor te zorgen dat klanten hun facturen tijdig betalen. Het gaat hierbij niet alleen om het versturen van een herinnering, maar om de volledige cyclus: van de kredietcheck vóór de levering tot de eventuele inzet van een incasso-advocaat.

Voor ondernemers in de regio Noordoost-Brabant is een strak beleid essentieel omdat:

• Liquiditeit gewaarborgd blijft: Snelle betalingen betekenen direct beschikbare middelen voor investeringen.
• Risicobeperking: U identificeert wanbetalers voordat de schade onherstelbaar is.
• Professionaliteit: Een helder proces straalt autoriteit uit naar uw debiteuren.

In het navolgende worden een aantal mogelijkheden geschetst en tips gegeven om uw debiteurenbeleid aan te scherpen. Doe er uw voordeel mee!

Strategisch debiteurenbeheer: Van preventie tot executie.

Effectief debiteurenbeheer valt of staat met consistentie. Als advocatenkantoor met vestigingen in Oss en Veghel zien wij vaak dat conflicten voorkomen hadden kunnen worden door sterke juridische fundamenten.

Hieronder treft u tips om uw debiteurenbeleid aan te pakken en openstaande facturen zo snel mogelijk betaald te krijgen.

Wat u vooraf kunt doen.

1. Stel algemene verkoop-/leveringsvoorwaarden op met daarin onder andere duidelijke bepalingen over de uiterste betaaldatum en boete/renteclausules bij niet-tijdige betaling. Bedrijven zijn automatisch wettelijke rente verschuldigd bij een te late betaling. Een consument dient daarentegen eerst in gebreke te worden gesteld. Deze voorwaarden moet u wel bij voorkeur voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst aan uw klant kenbaar maken. Zorg dat deze ondertekend geretourneerd worden of dat voor ontvangst wordt getekend. U komt hiermee bij geschillen zowel in als buiten rechte in een juridisch sterkere positie te staan.
2. Hanteer bij (grotere) orders het principe dat eerst een voorschot/aanbetaling plaatsvindt, voordat überhaupt uitvoering aan de overeenkomst wordt gegeven.
3. Vraag uw klant om een borgstelling, zodat een derde de overeenkomst mede ondertekent. Indien de debiteur voor verhaal van de vordering niet thuis geeft, kunt u uw vordering verhalen op de medeondertekenaar. Bij een borgstelling verplicht een derde zich namelijk voor voldoening van een schuld van uw klant, indien deze zijn betalingsverplichtingen tegenover u niet nakomt. Vooral bij (grotere) orders is dit aan te raden. Of vraag uw klant om een zekerheidstelling, zoals een bankgarantie. De bank staat er alsdan voor garant dat de vordering wordt voldaan.
4. Factureer zo snel mogelijk na de (op)levering om ervoor te zorgen dat u zo spoedig mogelijk de beschikking heeft over de gelden.
5. Debiteurenbeheer uitbesteden. Als u zelf niet met deze werkzaamheden bezig wilt zijn, dan kunt u overwegen om het debiteurenbeheer uit te besteden.

Proactief incassobeleid bij wanbetaling: Stappenplan voor ondernemers.

1. Indien vorderingen eenmaal openstaan: voer een actief incassobeleid.
2. Hanteer duidelijke afspraken over betaling en levering. Dit kan reeds in uw algemene voorwaarden worden opgenomen. Afhankelijk van de overeenkomst zijn gebruikelijke betalingstermijnen 14 of 30 dagen. Vanaf 1 juli 2017 mag overigens geen langere betalingstermijn dan 60 dagen worden gehanteerd voor leveranciers of dienstverleners uit het midden -en kleinbedrijf en voor zzp’ers.
3. Bel uw klant bij het verstrijken van een betalingstermijn om te achterhalen waarom deze niet tot betaling is overgegaan.
4. Pas op met het leveren van nieuwe producten of diensten als er nog facturen open staan.
5. Hanteer vaste termijnen wanneer u sommaties stuurt en wijk daar niet van af. Verstuur alsdan standaard sommatiebrieven en wijs hiervoor (alsook voor het gehele interne incassobeleid) één persoon binnen uw onderneming aan die daar verantwoordelijk voor is. Om inzicht te verkrijgen in het betalingsgedrag van uw klanten is een goede registratie van uw debiteuren in feite onmisbaar.
6. Leg eventuele betalingsafspraken schriftelijk vast.
7. Wanneer uw klant zijn betalingsverplichtingen niet nakomt, ondanks voormelde pogingen om uw vordering te innen, geef deze dan uit handen aan bijvoorbeeld een advocaat. Vaak vloeit uit een brief van een advocaat een dusdanige dreiging voort dat vervolgens door uw klant toch tot betaling wordt overgegaan zonder dat hiervoor een gerechtelijke procedure nodig is.

Kortom een goed debiteurenbeleid is van wezenlijk belang voor het voortbestaan van uw onderneming.

Nieuwe Wetgeving 2025/2026: Waar u op moet letten?

• Het juridische landschap rondom betalingsverkeer en incasso verandert snel. Als autoriteit op het gebied van incassorecht houdt Bernhaege de vinger aan de pols:
• Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (Wki): Sinds 2024 en met verdere handhaving in 2025/2026, moeten incassodienstverleners aan strengere kwaliteitseisen voldoen. Dit verhoogt de bescherming van de debiteur maar vereist van u een nauwkeuriger dossieropbouw.

Verbod op contante betalingen > € 3.000: Per 1 januari 2026 is het verboden om goederen contant af te rekenen boven dit bedrag. Dit heeft directe impact op uw acceptatiebeleid en administratieve verwerking van debiteuren.

Juridische hulp in Veghel, Oss en omgeving

Woont u in de buurt van Boerdonk, Boskant, Eerde, Erp, Keldonk, Mariaheide, Nijnsel, Olland, Schijndel, Sint-Oedenrode, Veghel, Wijbosch, Zijtaart (gemeente Meierijstad), Uden, Gemert, Nistelrode, Beek en Donk of Heeswijk? Dan bent u welkom op onze vestiging in Veghel. Bel ons gerust op 0413 35 22 11.

Of bent u gevestigd in de omgeving van Oss, Rosmalen, Berghem, Schaijk, Heesch, Ravenstein of Kerkdriel? Dan is onze dichtstbijzijnde vestiging in Oss. Neem dan contact op met dit kantoor. U kunt ons bereiken op het volgende nummer 0412 76 02 27.