Regels wat betreft emailgebruik en intergebruik van werknemers onder werktijd - Bernhaege Advocaten

Emailcontrole werknemers?

Werkgevers die het e-mailgebruik en internetgebruik van hun werknemers willen controleren mogen dat niet zomaar doen. Hun personeel moet weten dat hun berichten kunnen worden gecheckt voordat het management tot die maatregel overgaat.

Het Europees Hof voor de Rechten van de Mens oordeelde dat op 5 september 2017 in een zaak van een Roemeen die in 2007 werd ontslagen omdat hij het mailaccount van zijn werk had gebruikt om berichten naar zijn broer en verloofde te sturen. Roemeense rechters hebben volgens het hof ten onrechte nagelaten vast te stellen of het bedrijf de werknemer, verkoopmedewerker Bogdan Barbulescu, wel op de hoogte had gesteld van de mailcontrole. Ook hadden zij moeten beoordelen of er geen minder ingrijpende maatregelen hadden kunnen worden genomen, aldus de rechters in Straatsburg. Zij concluderen in meerderheid dat het recht op een privéleven is geschonden en de Roemeense rechters geen juiste afweging hebben gemaakt.

Voor de volledige uitspraak lees hier meer.

Regels omtrent controleren

In een uitspraak van het Hof Arnhem-Leeuwarden worden de regels voor e-mailcontrole duidelijk uitgelegd in een arrest van 20 mei 2014.

  • E-mailberichten verstuurd vanaf de werkplek vallen onder de bescherming van artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens.
  • De werkgever kan de e-mailberichten van een werknemer alleen controleren als dat aan de werknemer kenbaar is gemaakt, en er sprake is van een gerechtvaardigd doel en er voldaan is aan de proportionaliteitseis (dit betekent dat het belang van de werkgever om te kunnen controleren in verhouding moet staan tot de inbreuk op het recht op privacy).
  • Wanneer dit aan een werknemer niet kenbaar is gemaakt, kan controle door de werkgever toelaatbaar worden geacht als er een gerechtvaardigd doel wordt gediend en er is voldaan aan de proportionaliteitseis.

Mijn werknemer is ziek; mag ik zijn email controleren?

Een veelvoorkomende vraag is of een werkgever de mail van een zieke werknemer mag lezen. Dat mag een werkgever inderdaad doen, zodat de reguliere bedrijfsvoering hier niet onder te lijden heeft. Blijkt echter uit de titel van een e-mail dat de e-mail persoonlijk is, dan mag je als werkgever dat bericht niet lezen. Je moet er als werkgever rekening mee houden dat werknemers (ook via een werkmail) privéberichten ontvangen en versturen. U kunt meer hierover lezen in onze eerdere blog ‘Mag een werkgever het e-mailverkeer van zijn werknemers controleren?

Hoe kan een werkgever het gebruik van internet beperken/verbieden?

Juist omdat er geen wettelijke regels bestaan over het emailgebruik en internetgebruik (en sociale media in het bijzonder) doen werkgevers er goed aan om reeds bij aanvang van de arbeidsovereenkomst een reglement/protocol overeen te komen waarin regels zijn opgenomen over het internetgebruik. Zaken waaraan gedacht kunnen worden om op te nemen in een dergelijke reglement zijn prive/zakelijk, hoeveel uren, wanneer, hoe u zich moet gedragen op sociale media etc.

Hiermee kan worden voorkomen dat de werkgever (zoals in de hiervoor beschreven uitspraak het geval was) gebruik moet maken van een risicovolle implementatie van regels over het gebruik van internet via een ‘memo’.

Voorts is van belang dat het reglement/protocol consequent en strikt wordt nageleefd. Dit betekent dat het voor werknemers duidelijk moet zijn dat overtreding van emailgebruik en internetgebruik door werknemers zal leiden tot een waarschuwing, gevolgd door ontslag etc. De regels moeten gelden voor alle werknemers en uitzonderingen moeten logisch zijn en niet getuigen van willekeur.

Heeft u vragen over emailgebruik en internetgebruik van werknemers? Bel of mail gerust! Onze specialisten staan voor u klaar!