Eindafrekening bij ontslag opmaken - Bernhaege Advocaten

Eindafrekening bij ontslag?

Als een werknemer uit dienst treedt zal er op enig moment een eindafrekening moeten plaatsvinden. Meestal is dat in de maand nadat de werknemer al vertrokken is of soms nog later. Waarom is de eindafrekening bij einde dienstverband in de praktijk vaak zo lastig? Het antwoord zit in het feit dat zowel arbeidsrechtelijke wetgeving als fiscale wetgeving hierbij een belangrijke rol spelen.

Voor de afwikkeling van het dienstverband is een goede eindafrekening bij ontslag essentieel. U voorkomt daarmee niet alleen problemen met uw ex-werknemer en zijn eventuele rechtshulpverlener, maar ook met de fiscus. Ook de werkkostenregeling heeft hierbij nog een nieuwtje in petto voor de salarisadministrateur en HR-medewerker.

Belangrijk zijn de volgende zaken:

1. Wacht niet met het achterhouden van het laatste loon. Naast het feit dat u dan al snel wettelijke verhoging verschuldigd bent (maximaal oplopend tot 50%), mag u niet minder betalen dan het wettelijk minimumloon in enige maand. En dat geldt ook voor de laatst gewerkte maand. Betaal de laatst gewerkte maand “gewoon” uit, ook al heeft u uiteindelijk nog een vordering op uw werknemer. Dit voorkomt ellende op ander vlak.

2. Uiteraard doet u er goed aan zo snel mogelijk na einde van het dienstverband de eindafrekening te laten plaatsvinden. De eindafrekening bij einde dienstverband is voor u beiden van belang. Als u nog iets te vorderen heeft moet u dat wel vooraf laten weten aan de werknemer. De verjaringstermijn voor vorderingen uit het dienstverband is voor beide partijen wettelijk 5 jaar. Zit u intussen echter stil, zal de rechter uw vordering na 5 jaar niet toewijzen (hetzelfde geldt voor de werknemer).

3. Heeft de werknemer na afronding van de werkzaamheden nog een positief saldo aan vakantiedagen, dan moet u die dagen uitbetalen. Voor de berekening van de waarde van een vakantiedag geldt als uitgangspunt het reguliere bruto dagloon inclusief vakantiegeld en eventuele 13e maand. Eventuele toeslagen en pensioen vallen hier echter niet onder. Over uit te betalen vakantiedagen moet u loonheffingen inhouden en afdragen.

Opgebouwd vakantiegeld uitbetalen bij de eindafrekening

4. Voor opgebouwd vakantiegeld geldt eveneens dat u dat bij de eindafrekening moet uitbetalen. De berekening gaat niet per definitie op basis van het laatstverdiende brutoloon. Bijvoorbeeld, u heeft in mei vakantiegeld uitbetaald en er heeft in september een loonsverhoging plaatsgevonden. Vervolgens is de datum waarop de uit dienst gaat 1 december. In dat geval moet bij de uitbetaling van vakantiegeld rekening worden gehouden met de loonsverhoging. Dit geeft de werknemer een prettig voordeel. Als er maandelijks administratief vakantiegeld gereserveerd wordt, leidt dit in de praktijk niet zo vaak tot moeilijkheden. Vakantiegeld wordt overigens berekend over regulier loon, inclusief de 13e maand. Eenmalige loonbestanddelen als overwerktoeslag en (onzekere) bonus of eindejaarsuitkering vallen daar echter niet onder. Wettelijk geldt een maximale verplichting van het betalen van vakantiegeld van 8% over 3 maal het wettelijk minimum jaarloon. In de praktijk wordt dit maximum niet vaak gebruikt. Dit omdat er in veel CAO’s van is afgeweken ten gunste van de werknemer.

Studiekosten en verhuiskosten

5. Heeft u tijdens het afspraken maken met uw werknemer geregeld dat u terugbetaling van studiekosten kunt vorderen of bijvoorbeeld de (gedeeltelijke) terugbetaling van verhuiskosten? Weet dan dat eventuele kwijtschelding daarvan bij uitdiensttreding u veel geld kan kosten. Fiscaal wordt deze kwijtschelding namelijk als belastbaar loon beschouwd. De kwijtgescholden bedragen vormen nettoloon waarover u het hoogste eindheffingstarief verschuldigd bent. Dit is een typisch item dat pas naar boven komt bij een looncontrole door de fiscus. Dit wordt dan helaas nog vaak verhoogd met wettelijke rente en boete.
6. Vordert u – zoals vooraf afgesproken – de studiekosten en verhuiskosten van de werknemer daadwerkelijk in? Dan leidt dat vaak tot een schuld van de werknemer. Dit is omdat er vaak te weinig te verrekenen is. Laat u daar toch niet van weerhouden, zeker gelet op de onder 5 genoemde fiscale aspecten. Een factuur kan namelijk ook aan een ex-werknemer gericht zijn.

Het overnemen van de bedrijfsauto

7. Neemt de werknemer de bedrijfsauto over, breng dan aan de werknemer de werkelijke waarde van de auto in rekening. Dit kan afwijken van de boekwaarde. Soms schrijft u een bedrijfsauto sneller af dan de waarde-ontwikkeling in de markt. Vraag daarom altijd een taxatierapport aan een dealer als uw ex-werknemer de auto overneemt. Mocht blijken dat de werkelijke waarde lager is dan uw boekwaarde, kunt u zélfs overwegen om het verschil (het nadeel dat u leidt) ook bij de ex-werknemer in rekening te brengen. Dit verschil is voor de werknemer aftrekbaar van de eerder in dat jaar betaalde bijtelling. Brengt u een te lage waarde voor de auto in rekening, dan kan u dat veel geld kosten. Ook hier geldt dat de fiscus het verschil in waarde beschouwt als nettoloon. Hierover bent u het hoogste eindheffingstarief verschuldigd, wederom helaas achteraf vaak te verhogen met wettelijke rente en boete.

Heeft u te maken met een meer formeel ontslag dat bij de rechter is geweest, dan kunnen de volgende zaken voor u nog van belang zijn:

1. Bent u als werkgever veroordeeld tot het betalen van wettelijke verhoging, dan moet u daarover loonheffingen inhouden. Deze zijn loonbelasting, premies volksverzekeringen en – indien nog niet maximaal afgedragen – ook premies werknemersverzekeringen. Dit is namelijk een “boete” die alleen voorkomt in de relatie werkgever-werknemer. Daarom kwalificeert deze voor de fiscus als belastbaar loon uit dienstbetrekking.

2. De wettelijke rente is niet onderworpen aan loonheffingen, omdat deze ook in een relatie crediteur-debiteur bij te late betaling verschuldigd zou zijn. Fiscaal leidt dat tot de conclusie dat er geen sprake is van loon uit dienstbetrekking en dus geen inhouding en afdracht van loonheffingen.

3. Is er sprake van het betalen van schadevergoedingen aan uw ex-werknemer, dan zijn deze veelal belast. De enige uitzondering is wanneer het gaat om een immateriële schadevergoeding. Bovendien moet deze ook als zodanig in de uitspraak van de rechter verwoord en gekwantificeerd zijn. Alleen dan kan inhouding van loonheffingen achterwege blijven. Dit komt nog wel eens voor als de rechter reputatieschade aanwezig heeft geacht.

4. Voor wat betreft een ontslagvergoeding geldt dat deze in beginsel belast is met loonheffingen. Zonder inhouding van loonheffingen kan de ontslagvergoeding slechts worden betaald aan een bank of verzekeraar of stamrecht-BV, meestal voor een pensioenvoorziening voor later. Hieraan zijn strikte regels verbonden!

5. Krijgt uw werknemer een vergoeding van advocaatkosten bij ontslag, dan was dat tot voor kort fiscaal geen enkel probleem. Deze kosten konden zonder inhouding van loonheffingen worden betaald. Let echter op de werkkostenregeling. Consequentie daarvan is onder andere dat vergoeding van advocaatkosten ten laste komen van het budget van 1,4% van uw totale fiscale loonsom. Heeft u geen budgettaire ruimte, dan leidt de vergoeding van advocaatkosten tot een aanvullende fiscale last voor uw onderneming van 80%. Dit is niet op de werknemer af te wentelen. Zeker iets om rekening mee te houden bij het onderhandelen over het einde van de dienstbetrekking!