vrouw kijkt gestresst naar stapel administratie naast haar

Het voeren van een deugdelijke administratie is de plicht van het bestuur van een onderneming. Na aandelenoverdracht of een bestuurswissel hoort de administratie in de onderneming achter te blijven. Een voormalig bestuurder zal niet meer over (kopieën van) de administratie beschikken en zal er ook geen toegang toe hebben. De wet schrijft dit voor, maar geeft geen duidelijkheid over hoe een dergelijke overdracht precies moet gebeuren. Om u als voormalige bestuurder ellende te besparen is het belangrijk om voldoende bewijs te vergaren waaruit blijkt dat de administratie daadwerkelijk is overgedragen. Als de organisatie later failliet gaat en u beschikt over onvoldoende bewijs, kunt u eenvoudig in privé aansprakelijk worden gesteld voor alle schulden van de failliete vennootschap. In dit artikel geven wij tips om dit te voorkomen.

Administratieve verplichtingen

Het bestuur van een vennootschap is verplicht om een administratie te voeren en heeft een deponeringsplicht. Daarnaast dient zij alle administratie waaruit de vermogenstoestand en rechten en plichten van de onderneming blijken voor een periode van zeven jaar te bewaren. Wanneer er een nieuw bestuur komt, moet ook de hele administratie overgedragen worden aan het nieuwe bestuur. Bij B.V.’s die worden bestuurd door één bestuurder die tevens aandeelhouder is, is dit standaard na een overdracht van de aandelen.

Gaat vervolgens nadat u als bestuurder bent afgetreden de onderneming failliet gaat? Als dan ook de administratie niet aanwezig is of niet in orde spreekt men van ‘kennelijk onbehoorlijk bestuur’. Er wordt dan aangenomen dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement van een onderneming. Het huidige bestuur maar ook het voormalige bestuurder van een onderneming is en blijft hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van de failliete onderneming wanneer er geen deugdelijke administratie is gevoerd. In een eerder gepubliceerd artikel kunt u meer over externe aansprakelijkheid in een faillissementssituatie lezen.

Niet zonder risico’s

Dat de gevolgen voor de bestuurder aanzienlijk kunnen zijn blijkt ook uit recente rechtspraak. In een zaak werd de voormalig bestuurder van een B.V. aansprakelijk gesteld door het bedrijfstakpensioenfonds waar het onder viel. Tijdens zijn bestuursperiode heeft de bestuurder aan het bedrijfstakpensioenfonds gemeld dat de B.V. door verslechterende marktomstandigheden niet in staat was de verschuldigde premies te betalen. Later worden de aandelen in de B.V. verkocht, geleverd aan een derde en gaat de B.V. uiteindelijk failliet. Het bedrijfstakpensioenfonds stelt de voormalig bestuurder met succes persoonlijk aansprakelijk voor de niet-betaalde premies. Uit de notariële akte of een ander document zoals de koopovereenkomst bleek namelijk niet dat de administratie deugdelijk was overgedragen aan het nieuwe bestuur. Omdat de stelplicht en de bewijslast voor rekening van de voormalige bestuurder komt en deze niet kon aantonen dat de administratie was overgedragen, heeft de Hoge Raad geoordeeld dat deze bestuurder in privé aansprakelijk is voor alle schulden van de gefailleerde vennootschap.

Onze tips voor deugdelijke administratie

Bij een bedrijfsovername komt er veel op u af. Laat u dan ook bijstaan door een advocaat gespecialiseerd in overnames en het ondernemingsrecht. Met het doel om aansprakelijkheid van u als voormalig bestuurder te voorkomen zijn onze tips:

  1. Zorg voor een deugdelijke administratie.
  2. Denk aan de termijnen van deponering van de jaarstukken zodat dit tijdig plaatsvindt.
  3. Neem een bepaling op in de koopovereenkomst waaruit blijkt dat, en op welke wijze, de administratie is overgedragen aan het nieuwe bestuur van de verkochte onderneming.
  4. Bewaar zelf geen kopieën van de administratie en lever ook alle gegevensdragers en overige zaken die toegang tot de administratie geven in. Zorg daarnaast voor bewijs in de vorm van een ontvangstbevestiging dat dit heeft plaatsgevonden.

Op die manier kunt u, mocht de onderneming op een later moment helaas toch failliet gaan, uw aansprakelijkheid als bestuurder weerleggen met een sterk schriftelijk bewijsmiddel.

Wij helpen u graag verder!

Roept het bovenstaande vragen over een deugdelijke administratie op of heeft u andere vragen? U kunt vrijblijvend contact opnemen met ons. U kunt bijvoorbeeld ons kantoor in Veghel bereiken door te bellen naar t. 0413 – 35 22 11. Ook hebben wij een vestiging in Oss en daarvoor belt u naar t. 0412-76 02 27. Zet u uw vraag liever in een e-mail? Dan kunt u deze richten aan info@bernhaege.nl. Onze advocaat gespecialiseerd in overnames en het ondernemingsrecht staat u graag te woord.