ondernemers nemen hun rekeningen, incasso's en debiteurenbeleid door

Het aantal faillissementen nam eind 2019 weer toe. Alleen al in de maand november 2019 zijn 269 bedrijven en instellingen, waaronder ook eenmanszaken, failliet verklaard. De handel liep hierin als bedrijfstak voorop met 66 faillissementen.

Gelet op deze cijfers is het verstandig om als goed voornemen voor het jaar 2020 en ook de jaren daarna het debiteurenbeleid van uw onderneming aan te scherpen. Wanbetaling is namelijk een belangrijke oorzaak voor het grote aantal faillissementen. Het laatste wat u wilt is dat het probleem van een derde het probleem van uw onderneming wordt.

Wanbetaling kan grote problemen veroorzaken

Een belangrijke oorzaak van een faillissement kan zijn dat klanten niet op tijd of zelfs helemaal niet betalen waardoor u vervolgens uw eigen leveranciers niet kunt voldoen. Jaarlijks komen veel ondernemers op die manier in de financiële problemen. Ook te lange betalingstermijnen kunnen hierbij voor problemen zorgen.

Zeker in economisch mindere tijden is optimale beschikbaarheid van liquide middelen zeer belangrijk. Veel bedrijven laten hun debiteurensaldo’s echter uit de hand lopen om de relatie met de klant niet op het spel te zetten. Daarnaast worden schijnbaar oninbare vorderingen door bedrijven te snel afgeschreven. Echter, hoe meer vorderingen er open staan, des te kwetsbaarder de financiële positie van uw onderneming wordt. In het navolgende worden een aantal mogelijkheden geschetst en tips gegeven om uw debiteurenbeleid aan te scherpen. Doe er uw voordeel mee!

Onze tips voor een scherp debiteurenbeleid

Enkele tips om uw debiteurenbeleid aan te pakken en uw openstaand debiteurensaldo terug te dringen luiden als volgt.

Wat u vooraf kunt doen:

  1. Stel algemene verkoop-/leveringsvoorwaarden op met daarin onder andere duidelijke bepalingen over betalingstermijnen en boete/renteclausules bij niet-tijdige betaling. Bedrijven zijn automatisch wettelijke rente verschuldigd bij een te late betaling. Een consument dient daarentegen eerst in gebreke te worden gesteld. Deze voorwaarden moet u wel bij voorkeur voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst aan uw klant kenbaar maken. Zorg dat deze ondertekend geretourneerd worden of dat voor ontvangst wordt getekend. U komt hiermee bij geschillen zowel in als buiten rechte in een juridisch sterkere positie te staan.
  2. Hanteer bij (grotere) orders het principe dat eerst een voorschot/aanbetaling plaatsvindt, voordat überhaupt uitvoering aan de overeenkomst wordt gegeven.
  3. Vraag uw klant om een borgstelling, zodat een derde de overeenkomst mede ondertekent. Indien de debiteur voor verhaal van de vordering niet thuis geeft, kunt u uw vordering verhalen op de medeondertekenaar. Bij een borgstelling verplicht een derde zich namelijk voor voldoening van een schuld van uw klant, indien deze zijn betalingsverplichtingen tegenover u niet nakomt. Vooral bij (grotere) orders is dit aan te raden. Of vraag uw klant om een zekerheidstelling, zoals een bankgarantie. De bank staat er alsdan voor garant dat de vordering wordt voldaan.
  4. Factureer zo snel mogelijk na de (op)levering om ervoor te zorgen dat u zo spoedig mogelijk de beschikking heeft over de gelden.

Wanneer onverhoopt toch niet wordt betaald:

  1. Indien vorderingen eenmaal openstaan: voer een actief incassobeleid.
  • Hanteer duidelijke afspraken over betaling en levering. Dit kan reeds in uw algemene voorwaarden worden opgenomen. Afhankelijk van de overeenkomst zijn gebruikelijke betalingstermijnen 14 of 30 dagen. Vanaf 1 juli 2017 mag overigens geen langere betalingstermijn dan 60 dagen worden gehanteerd voor leveranciers of dienstverleners uit het midden -en kleinbedrijf en voor zzp’ers.
  • Bel uw klant bij het verstrijken van een betalingstermijn om te achterhalen waarom deze niet tot betaling is overgegaan.
  • Pas op met het leveren van nieuwe producten of diensten als er nog facturen open staan.
  • Hanteer vaste termijnen wanneer u sommaties stuurt en wijk daar niet van af. Verstuur alsdan standaard sommatiebrieven en wijs hiervoor (alsook voor het gehele interne incassobeleid) één persoon binnen uw onderneming aan die daar verantwoordelijk voor is. Om inzicht te verkrijgen in het betalingsgedrag van uw klanten is een goede registratie van uw debiteuren in feite onmisbaar.
  • Leg eventuele betalingsafspraken schriftelijk vast.
  • Wanneer uw klant zijn betalingsverplichtingen niet nakomt, ondanks voormelde pogingen om uw vordering te innen, geef deze dan uit handen aan bijvoorbeeld een advocaat. Vaak vloeit uit een brief van een advocaat een dusdanige dreiging voort dat vervolgens door uw klant toch tot betaling wordt overgegaan zonder dat hiervoor een gerechtelijke procedure nodig is.

Kortom een goed debiteurenbeleid is van wezenlijk belang voor het voortbestaan van uw onderneming.

Wilt u meer weten?

Heeft u vragen over het voeren van een goed debiteurenbeleid? Neem contact op door een e-mail te sturen naar info@bernhaege.nl of bel een van onze vestigingen. Het kantoor in Oss bereikt u via t. 0412 – 76 02 27 en ons kantoor in Veghel via t. 0413 – 35 22 11.