Mag mijn werkgever mijn e-mails controleren? Het is verleidelijk. Thuis werken en dus vanaf daar mailen voor kantoor. Vanaf kantoor snel een privémailtje sturen. En zo vervaagt de grens tussen privé en zakelijk. Is dat erg? Werkgevers controleren regelmatig het e-mailverkeer van hun werknemers. Dat is toegestaan, maar wel aan regels gebonden.

De Privacywetgeving moet zorgen dat dit op zorgvuldige wijze gebeurt. Voor de werkgever is het echter ook van belang dit goed te doen. Onder de nieuwe AVG liggen forse boetes op de loer. Onder welke voorwaarden mag mijn werkgever mijn e-mails controleren?

Schending privacy.

Het Europese Hof van de Rechten voor de Mens deed er uitspraak over in een ontslagzaak van een Roemeense werknemer. Werknemers hebben, ook tijdens het werk, recht op privacy. Dit is een grondrecht en dient door de werkgever gerespecteerd en gewaarborgd te worden. In de Roemeense zaak was de werkgever streng. Hij verbood iedere vorm van privégebruik van door de werkgever beschikbaar gestelde communicatiemiddelen.

De werknemer had op verzoek van zijn werkgever voor zakelijke doeleinden een Yahoo Messenger-account gemaakt. Maar naast het zakelijk gebruik, gebruikte hij het account om met zijn broer en zijn verloofde te chatten. De werkgever ontsloeg de werknemer en confronteerde hem met 45 pagina’s aan privéberichten via het medium.

Totaalverbod op privé e-mailgebruik.

Hoe houdbaar is een totaalverbod van de werkgever op privé e-mailgebruik? Enerzijds hoort er respect te zijn voor de privacy van de werknemer. Maar ook dient er respect te zijn voor de werkgever om een eigen beleid op de werkvloer te bepalen. Mag een werkgever computers controleren? Soms is dat immers noodzakelijk om virussen te voorkomen of vertrouwelijke data te beschermen. Het EHRM geeft in haar uitspraak een richtlijn, waaruit blijkt dat een volledig verbod op privécommunicatie geen optie is. Mag een werkgever e-mail controleren? Dit is dus verbonden aan een aantal regels.

Moet een werkgever een controle aankondigen?

Jazeker. Dat is uitdrukkelijk bepaald in deze procedure. De werkgever moet vooraf kenbaar maken dat hij mogelijk het (privé)gebruik van elektronische communicatiemiddelen, zoals mail en internet, kan monitoren. En daarbij moet de werkgever ook aangeven wat voor soort controle hij uitvoert. Te denken valt aan controle van het internetverkeer, of zelfs controle van de inhoud van berichten; en of het gaat om controle gedurende een bepaalde periode of naar aanleiding van een incident.

Ook moet de werkgever daarbij een rechtmatig belang hebben; wat is de reden voor de monitoring en wat is daarvan het doel? Ook is voorafgaande instemming door de Ondernemingsraad vereist. Werkgevers wordt geadviseerd een internetprotocol op te stellen, waarin een en ander duidelijk is vastgelegd.

Wat kan een werkgever met het verkregen bewijs doen?

In deze Roemeense zaak vond de werkgever een grote hoeveelheid privé-chatberichten. Die vormden reden voor ontslag van de werknemer. Nederlandse rechters zijn geneigd om bewijs dat is verkregen met een schending van de privacy van de werknemer, toch toe te laten als bewijsmateriaal – voor bijvoorbeeld een ontslag. De rechter lijkt daarmee meer waarde te hechten aan de vrijheid van de werkgever.

Om de beknotting van de privacy te compenseren dient de werkgever aan de werknemer vaak wel een hogere vergoeding te voldoen.

Kortom “Mag mijn werkgever mijn e-mails controleren?”.

Uit de uitspraak volgen enkele belangrijke basisregels- en uitgangspunten voor werkgevers bij controleren op naleving van e-mailbeleid:

  • Monitoring e-mailverkeer en internetgebruik door werkgever is toegestaan.
  • Het recht op privacy geldt ook op het werk.
  • Een werkgever mag dit recht beperken, maar een volledig verbod op privécommunicatie gaat te ver.
  • Een werkgever moet gerechtvaardigde proportionele belangen en een aanleiding hebben voor de controle van het e-mailgebruik van de werknemer.
  • De werkgever moet tijdig aangeven dat, hoe, wanneer en waarom het e-mailverkeer van werknemers controleren zal plaatsvinden.
  • Een werkgever heeft instemming nodig van de ondernemingsraad.
  • De rechter laat bewijs dat is verkregen door privacyschending van de werknemer vaak toch toe.

Wij helpen u graag verder.

Roept het bovenstaande vragen bij u op of heeft u andere vragen? Neemt u gerust vrijblijvend contact op. Onze deskundige arbeidsrecht advocaat staat u graag te woord.

Woont u of is uw onderneming gevestigd in Boerdonk, Boskant, Eerde, Erp, Keldonk, Mariaheide, Nijnsel, Olland, Schijndel, Sint-Oedenrode, Veghel, Wijbosch en Zijtaart (Gemeente Meierijstad), Uden, Gemert, Nistelrode, Beek en Donk of Heeswijk? U kunt dan terecht op onze vestiging in Veghel. U kunt ons op dit kantoor bereiken via +31 413 35 22 11.

Woont u of is uw onderneming gevestigd in Oss, Rosmalen, Berghem, Schaijk, Heesch, Ravenstein of Kerkdriel? Dan is onze dichtstbijzijnde vestiging in Oss. U kunt ons op dit kantoor bereiken op het volgende nummer +31 412 76 02 27.

Neem direct contact op.

Neem direct contact op.

Wij adviseren en staan u bij in het geval van juridische kwesties.

Overige juridische expertises van ons advocatenkantoor.

Mediation.

Het proces waarin twee partijen met een mediator gezamenlijk tot een oplossing komen van een geschil.

Verbintenissenrecht.

Het gedeelte van het burgerlijk recht dat regels geeft over verbintenissen die mensen met elkaar sluiten, zoals overeenkomsten.

Echtscheidingsrecht.

De regels die bepalen hoe een echtscheidingsprocedure moet verlopen en aan welke eisen hierbij moet worden voldaan.